Διατήρηση της διαχείρισης αρχείων προσωπικού από το Α έως το Ζ

Η οργάνωση και η διαχείριση της διαχείρισης αρχείων προσωπικού είναι άμεση ευθύνη του προσωπικού εξυπηρέτησης του προσωπικού. Σε καταστάσεις δημιουργίας νέας οργάνωσης, μετασχηματισμού παλαιών ή άλλων επιλογών αναδιοργάνωσης, διαχείρισης και προσωπικού, πρέπει να γνωρίζετε τα βασικά σημεία της εργασίας: κατάρτιση και αναζήτηση προσωπικού, λήψη, μεταφορά και απόλυση προσωπικού, καθώς και κανόνες τόσο για την αρχειοθέτηση όσο και για την ηλεκτρονική αποθήκευση εγγράφων.

Αρμόδιος οργανισμός διαχείρισης αρχείων προσωπικού ως βάση σταθερής σταθερότητας

Σε κάθε οργάνωση, ανεξάρτητα από τη μορφή ιδιοκτησίας, υπάρχει προσωπικό. Διαφορετικά σε μέγεθος και σύνθεση, όσον αφορά τις λειτουργίες και το επίπεδο δεξιοτήτων. Το καθήκον του τμήματος ανθρώπινου δυναμικού είναι να διασφαλίσει ότι όλα τα ζητήματα και τα προβλήματα που σχετίζονται με τους υπαλλήλους της επιχείρησης επιλύονται όσο το δυνατόν πιο γρήγορα και με τον πιο δυνατό τρόπο.

Η σταθερή εργασία του οργανισμού εξαρτάται άμεσα από τους υπαλλήλους του. Το πρώτο καθήκον της υπηρεσίας προσωπικού είναι η έγκαιρη και έγκαιρη επιλογή των υπαλλήλων, η διατήρηση των αρχείων προσωπικού σύμφωνα με το νόμο και η έγκαιρη παράδοση των εγγράφων στο αρχείο. Αυτή είναι η βάση για τη σταθερή λειτουργία οποιασδήποτε επιχείρησης.

Εκπαίδευση προσωπικού για εργασία με προσωπικό

Οι οδηγίες για τη διαχείριση του προσωπικού υποδεικνύουν σαφώς την ανάγκη επαγγελματικής κατάρτισης για τους ειδικούς του προσωπικού. Ωστόσο, στην πράξη, υπάρχει συχνά πρόβλημα με την κατάρτιση των εργαζομένων με το επιθυμητό προφίλ.

Τα ανώτατα και τα δευτεροβάθμια ειδικά εκπαιδευτικά ιδρύματα δεν παράγουν ειδικούς με τόσο στενά προσόντα όπως η "διαχείριση αρχείων προσωπικού". Η εκπαίδευση γίνεται συνήθως είτε επί τόπου είτε σε μαθήματα προφίλ. Είναι επίσης δυνατό να εκπαιδεύσετε έναν εργαζόμενο απευθείας στο χώρο εργασίας με καθοδήγηση.

Οι ειδικοί της κατάρτισης στον τομέα της διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού προτείνουν με τους εξής τρόπους:

• Επανεκπαίδευση με βάση μια δεύτερη τριτοβάθμια εκπαίδευση.
• Την απόκτηση της τριτοβάθμιας εκπαίδευσης σε σχετικό τομέα, για παράδειγμα, "διαχείριση εγγράφων", "νομολογία", "διαχείριση προσωπικού", "προστασία πληροφοριών".
• Εκπαίδευση σε εξειδικευμένα μακρόπνοα μαθήματα (τουλάχιστον τρεις μήνες), ακολουθούμενη από τη διεξαγωγή των εξετάσεων.
• Πρακτική εργασία με επακόλουθη τακτική αναβάθμιση των δεξιοτήτων.

Κανονιστικά έγγραφα που ρυθμίζουν το έργο των υπηρεσιών προσωπικού

Η δραστηριότητα του τμήματος προσωπικού και η γενική οργάνωση της διαχείρισης αρχείων προσωπικού εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από την ισχύουσα νομοθεσία και τα εσωτερικά κανονιστικά έγγραφα. Αυτό το χαρακτηριστικό σχετίζεται με τις αποχρώσεις της εργασίας με ένα μεγάλο αριθμό προσωπικών εγγράφων, τα οποία είναι συχνά εμπιστευτικά.

Οι εργασίες γραφείου στην υπηρεσία προσωπικού ρυθμίζονται από τις ακόλουθες πράξεις:

• Το Σύνταγμα, τους Αστικούς και Εργατικούς Κώδικες, καθώς και τους Ποινικούς και Οικογενειακούς Κώδικες.
• Νομοθετικές πράξεις σχετικά με το προφίλ του οργανισμού σε θέματα που σχετίζονται με την εργασία με το προσωπικό.
• Κανονιστικές πράξεις τοπικής σημασίας.
• Διάφοροι ταξινομητές, κανόνες και κανονισμούς σε ομοσπονδιακό επίπεδο.
• Εσωτερικά κανονιστικά έγγραφα, π.χ. οδηγίες για τη διαχείριση αρχείων προσωπικού,
• Παραγγελίες και εντολές διαχείρισης.

Οι υπάλληλοι της υπηρεσίας προσωπικού είναι υποχρεωμένοι να τηρούν αυστηρά τις προδιαγραφές των κανονιστικών πράξεων και κυρίως του Κώδικα Εργασίας.

Αναζήτηση και τεκμηρίωση υπαλλήλων

Η συντήρηση των αρχείων προσωπικού αρχίζει με την αναζήτηση και το σχεδιασμό του προσωπικού. Πρώτα απ 'όλα, πρέπει να καθορίσετε τις επιλογές για την εύρεση νέων υπαλλήλων. Μεταξύ αυτών, τα ακόλουθα ξεχωρίζουν:

• Οργανισμοί και γραφεία απασχόλησης ·
• Η κρατική υπηρεσία απασχόλησης.
• Εκδηλώσεις εργασίας ·
• Εκπαιδευτικά ιδρύματα.
• Ταχυδρομικές κάρτες για θέσεις και περιλήψεις διαφόρων πόρων.
• Άλλοι οργανισμοί.
• Φίλοι και γνωστοί.

Όλες οι επιλογές για την εξεύρεση εργαζομένων έχουν τα δικά τους πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα, ο υπάλληλος του τμήματος προσωπικού θα πρέπει να αξιοποιήσει στο έπακρο όλες τις ευκαιρίες να κλείσει την κενή θέση.

Όταν βρεθεί ένας αιτών, διεξάγεται συνέντευξη μαζί του. Είναι επιθυμητό η τεκμηρίωσή του να είναι τεκμηριωμένη: έτσι είναι ευκολότερο να λάβετε μια μετρημένη απόφαση σχετικά με την πρόσληψη ή την άρνηση. Στην τελευταία περίπτωση, ένα πρόσωπο ενημερώνεται εγγράφως για το λόγο αυτό εντός πέντε εργάσιμων ημερών. Εάν ο αιτών είναι κατάλληλος για μια κενή θέση, τότε θα πρέπει να πιστωθεί. Από αυτό αρχίζει ο σχεδιασμός τεκμηρίωσης προσωπικού για έναν συγκεκριμένο υπάλληλο.

Στάδια εγγραφής της απασχόλησης :

• Σύναψη σύμβασης εργασίας.
• Η δημοσίευση της σειράς αποδοχής.
• Εγγραφή στο βιβλίο εργασίας ενός νέου υπαλλήλου ή του ιδρύματός του.
• Εγγραφή προσωπικής κάρτας.
• Εάν στην οργάνωση γίνεται δεκτή - ίδρυση προσωπικής επιχείρησης.
• Εξοικείωση και υπογραφή εσωτερικών κανονισμών και οδηγιών από τον υπάλληλο.

Αρχεία προσωπικού (προσωπικές κάρτες, κατάλογος προσωπικού)

Η τήρηση των αρχείων προσωπικού απαιτεί την υποχρεωτική καταχώρηση των λογιστικών βιβλίων, ιδίως του χρονοδιαγράμματος προσωπικού και των προσωπικών καρτών. Αυτά τα έγγραφα είναι υποχρεωτικά για οργανισμούς όλων των μορφών ιδιοκτησίας.

Το προσωπικό και οι αριθμοί πρέπει να είναι σχετικοί και να ανταποκρίνονται στις ανάγκες του οργανισμού. Περιλαμβάνει τα ονόματα όλων των θέσεων, τον αριθμό των στοιχημάτων που δείχνουν κενές θέσεις για αυτήν την περίοδο.

Οι προσωπικές κάρτες είναι ενοποιημένα έγγραφα που περιέχουν σύντομες πληροφορίες σχετικά με την εργασία και τις προσωπικές πληροφορίες του εργαζομένου. Υπόκεινται σε αυστηρούς λογιστικούς και ειδικούς όρους αποθήκευσης σε χώρους που εμποδίζουν την αλλοίωση και την κλοπή τους.

Παραγγελίες για προσωπικό, διαφορές και σχεδιαστικά χαρακτηριστικά

Η γενική ροή εργασιών στη δουλειά του προσωπικού εκφράζεται κυρίως στις εντολές και τις εντολές διαχείρισης. Αυτά τα έγγραφα μπορούν να αφορούν τόσο τους μεμονωμένους υπαλλήλους όσο και το σύνολο του προσωπικού ως σύνολο. Διαφέρουν στο σχεδιασμό και τα χαρακτηριστικά της εισαγωγής σε δράση.

Οι περισσότερες εντολές και εντολές που σχετίζονται με συγκεκριμένες ενέργειες με τον εργαζόμενο έχουν ενιαία μορφή. Υποβάλλονται σε υποχρεωτική συμφωνία με όλους τους ενδιαφερόμενους και εξοικείωση του υπαλλήλου με απόδειξη. Αντίγραφα των εντολών προσωπικού αποθηκεύονται στο προσωπικό αρχείο και τα πρωτότυπα σε ξεχωριστούς φακέλους.

Περιοδικά σχετικά με την τήρηση αρχείων προσωπικού, κανόνες εγγραφής και αποθήκευσης

Για να λογοδοτεί η κυκλοφορία των εγγράφων, η γραφειοκρατική εργασία στην υπηρεσία προσωπικού προϋποθέτει τη συντήρηση ειδικών περιοδικών. Πρόκειται για πίνακες εγγράφων μορφής πολλαπλών σελίδων, συνήθως ενοποιημένων. Συνήθως δίνονται σε μεγάλα τετράδια ή αγοράζονται σε εξειδικευμένα καταστήματα.

Τύποι περιοδικών προσωπικού:

• Καταχώριση εισερχομένων και εξερχομένων εγγράφων, συμπεριλαμβανομένων των επιστολών.
• Εγγραφή παραγγελιών.
• Εγγραφή της άφιξης και αναχώρησης των υπαλλήλων σε επίσημες εργασίες.
• Καταχώριση των αιτήσεων, των υποβολών, των ανακοινώσεων, των επίσημων σημειωμάτων και των σημειωμάτων εξυπηρέτησης ·
• Καταχώριση των εντύπων των βιβλίων εργασίας, των ενθέτων τους.
• Βιβλία λογιστικών κινήσεων διαφόρων εγγράφων προσωπικού κλπ.

Όλα τα κούτσουρα πρέπει να είναι ραμμένα και σφραγισμένα και τα φύλλα να είναι αριθμημένα. Πρέπει να φυλάσσονται χωριστά από όλα τα έγγραφα. Είναι επιθυμητό σε ένα ασφαλές ή ένα ειδικό ερμάριο.

Χαρακτηριστικά της συντήρησης και αποθήκευσης προσωπικών αρχείων

Η πραγματοποίηση προσωπικών υποθέσεων δεν είναι υποχρεωτική. Ωστόσο, οι περισσότεροι οργανισμοί σε μια ή την άλλη μορφή συλλέγουν τα έγγραφα του υπαλλήλου. Φυσικά, σε ένα φάκελο είναι πιο βολικό.

Το προσωπικό αρχείο είναι ένα σύνολο τεκμηριωμένων προσωπικών πληροφοριών για τον εργαζόμενο, που συλλέγονται και διαμορφώνονται με μια συγκεκριμένη σειρά. Μπορεί να περιλαμβάνει μια ποικιλία εγγράφων και αντιγράφων:

• Αντίγραφα παραγγελιών σχετικά με τον εργαζόμενο.
• Αντίγραφα των δηλώσεων.
• Αντίγραφα των εγγράφων ταυτότητας, επιβεβαίωση των προσόντων, της εκπαίδευσης, των παροχών και της οικογενειακής κατάστασης.
• Το ερωτηματολόγιο.
• Χαρακτηριστικά και σχόλια.
• Παραπομπές κ.λπ.

Τα προσωπικά αρχεία περιλαμβάνουν προσωπικές πληροφορίες, πρέπει να φυλάσσονται μακριά από άλλα έγγραφα. Η πρόσβαση σε αυτές περιορίζεται σε έναν αυστηρά περιορισμένο αριθμό υπαλλήλων. Με την απόλυση προσωπικού, οι προσωπικοί φάκελοι παραδίδονται στην αρχειακή αποθήκη.

Κανόνες εγγραφής, αποθήκευσης και έκδοσης βιβλίων εργασίας, καθώς και ένθετα

Όλοι οι οργανισμοί υποχρεούνται να διενεργούν βιβλία εργασίας για το προσωπικό τους, εκτός από τους υπαλλήλους που γίνονται δεκτοί ταυτόχρονα. Κατά την πρωτογενή υποδοχή, ο εργοδότης παίρνει ανεξάρτητα καθαρά έντυπα και κάνει το πρώτο τους ρεκόρ. Η πρώτη σελίδα συμπληρώνεται με τα σχετικά στοιχεία για τον εργαζόμενο. Στη συνέχεια, είναι απαραίτητο να παρακολουθείται η συνάφεια και να γίνονται οι αλλαγές εγκαίρως.

Η στροφή του κύριου μέρους γίνεται από τα αρχεία των εργασιών και των κοινωνικών δραστηριοτήτων του εργαζομένου, την αποδοχή των μόνιμων μεταφράσεων και την απόλυση. Όλες οι καταχωρίσεις αριθμούνται στη γενική σειρά και εισάγονται βάσει της παραγγελίας. Η ανακοίνωση της απόλυσης συνοδεύεται από την εντύπωση της σφραγίδας του οργανισμού και της υπογραφής του επικεφαλής.

Οι καταχωρήσεις στο βιβλίο εργασίας γίνονται με το χέρι, με ένα μπλε στυλό, με σαφή και κατανοητό χειρόγραφο. Παρακολουθείστε στενά τη συνάφεια και την αξιοπιστία των καταχωρημένων δεδομένων. Εάν είναι απαραίτητο να διορθωθούν οι πληροφορίες, πρέπει να διασταυρωθούν προσεκτικά με μία γραμμή και ενημερωμένες πληροφορίες. Η ενέργεια αυτή επιβεβαιώνεται απαραίτητα από την υπογραφή της κεφαλής και της σφραγίδας.

Αποθηκεύστε τα βιβλία εργασίας ξεχωριστά από άλλα έγγραφα, στο χρηματοκιβώτιο. Απαγορεύεται να τους παρέχονται στα χέρια των εργαζομένων ή τρίτων χωρίς ειδική απόφαση των αρμόδιων αρχών.

Χαρακτηριστικά της επιχειρησιακής και αρχειοθετημένης αποθήκευσης των εγγράφων προσωπικού

Η αποθήκευση των εγγράφων προσωπικού καθορίζεται από την ιδιαίτερη σημασία τους. Περιέχουν προσωπικές πληροφορίες και είναι εμπιστευτικές. Αυτά τα δεδομένα δεν υπόκεινται σε μη εξουσιοδοτημένη αποκάλυψη. Διαφορετικά, το προσωπικό και ο επικεφαλής του οργανισμού επιβάλλονται πρόστιμα.

Για την οργάνωση της σωστής αποθήκευσης των εγγράφων προσωπικού στην υπηρεσία προσωπικού είναι επιθυμητό να υπάρχει ξεχωριστό δωμάτιο. Η είσοδος πρέπει να είναι μία και πρέπει να είναι εξοπλισμένη με μεταλλική πόρτα με συναγερμό.

Τα ίδια τα έγγραφα πρέπει να φυλάσσονται σε μεταλλικά ντουλάπια ή χρηματοκιβώτια. Αποφύγετε την έκθεση σε ηλιακό φως και σκόνη, καθώς και διαφορές θερμοκρασίας και πολύ υψηλή υγρασία. Αυτές οι απλές ενέργειες θα σας βοηθήσουν να διατηρήσετε τα προσωπικά σας δεδομένα.