Κανόνες επιχειρηματικής αλληλογραφίας με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Επιχειρηματικό γράμμα: δείγμα. Πώς να στείλετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Τα τελευταία δέκα χρόνια, η επαγγελματική αλληλογραφία μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έχει αποκτήσει τεράστια δημοτικότητα και έχει γίνει ένας από τους κύριους τρόπους επικοινωνίας των επιχειρήσεων. Σήμερα είναι δύσκολο να βρεθεί κάποιος που δεν θα χρησιμοποιήσει το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο στην πρακτική των διαπροσωπικών επικοινωνιών. Παρόλα αυτά, πολλοί άνθρωποι σήμερα αναρωτιούνται: πώς μπορώ να στείλω ένα ηλεκτρονικό μήνυμα μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ώστε να τηρούνται όλοι οι κανόνες; Πώς να χρησιμοποιήσετε μια γραμματισμένη επιστολή για να δημιουργήσετε μια καλή εντύπωση στον αποδέκτη σχετικά με τον αποστολέα;

Αυτό το άρθρο περιγράφει τους κανόνες της επαγγελματικής αλληλογραφίας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και οι πρακτικές συμβουλές που παρουσιάζονται στο άρθρο θα σας βοηθήσουν να μάθετε τη σωστή επιχειρηματική επικοινωνία κατά τη σύνταξη μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Πολλοί ξεκινούν την ημέρα εργασίας τους ελέγχοντας το γραμματοκιβώτιο για νέα μηνύματα. Όμως, προς μεγάλη λύπη, παρά την επικράτηση αυτής της μεθόδου ανταλλαγής πληροφοριών, πολλοί δεν ξέρουν πώς να χρησιμοποιούν σωστά τη γλώσσα της επαγγελματικής αλληλογραφίας, παίρνοντας μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για έναν άτυπο τρόπο επικοινωνίας.

Χάρη στην ταχύτητα παράδοσης των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο απλοποιεί την ανταλλαγή σημαντικών επίσημων εγγράφων, εντύπων, εφαρμογών, αλλά ακόμη και εδώ οι άνθρωποι κάνουν λάθη κατά την αποστολή επιστολών. Πολύ συχνά συμβαίνει όταν συντάσσετε ένα e-mail κατά την ανταλλαγή οποιωνδήποτε αρχείων, οι παραλήπτες για κάποιο λόγο δεν συντάσσουν τα συνοδευτικά δοκίμια και δεν εισέρχονται στα θέματα, τα οποία μπορούν να περιπλέξουν το έργο των παραληπτών. Σκοπός αυτού του άρθρου είναι να απαντήσετε στην ερώτηση: πώς να στείλετε μια επιστολή μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να ακολουθήσετε όλους τους κανόνες της γραπτής επικοινωνίας των επιχειρήσεων μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου;

Κατά τη σύνταξη μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όλα τα πεδία που υποβάλλονται πρέπει να συμπληρωθούν

Οι κανόνες της επαγγελματικής αλληλογραφίας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου υποχρεώνουν τον αποστολέα της επιστολής να συμπληρώσει όλα τα πεδία που παρέχονται στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, όπως η διεύθυνση και το όνομα του παραλήπτη και ο αποστολέας της επιστολής. Φροντίστε να περιγράψετε ένα θέμα που περιγράφει συνοπτικά την ουσία του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που εστάλη. Πολύ συχνά, από το σωστά περιγραφόμενο θέμα εξαρτάται η τύχη του αποστέλλοντος γράμματος και η ταχύτητα επίλυσης του προβλήματος που δηλώνεται σε αυτό. Ένα επιχειρησιακό ηλεκτρονικό μήνυμα πρέπει να αρχίζει με ένα χαιρετισμό - αυτή η απλή απεικόνιση του σεβασμού προς τον παραλήπτη είναι πολύ σημαντική στην αλληλογραφία. Μετά το χαιρετισμό, θα πρέπει να ακολουθήσει το κείμενο που ονομάζεται "σώμα του γράμματος" και στο τέλος θα παραμείνει μια υπογραφή, για παράδειγμα "Ειλικρινά, Brisov Petr Ivanovich".

Χαιρετισμός στην επαγγελματική αλληλογραφία

Προς το παρόν, αξίζει να εστιάσετε την προσοχή σας, καθώς μια χειρονομία σεβασμού είναι πολύ σημαντική σε κάθε πτυχή των επιχειρηματικών επικοινωνιών. Η βέλτιστη φράση καλωσόρισμα είναι "Καλή ημέρα" ή "Γεια σας". Η διεξαγωγή επιχειρηματικής αλληλογραφίας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου περιορίζει τον αποστολέα χρησιμοποιώντας τις φράσεις "Καλησπέρα" ή "Καλημέρα", αφού ο παραλήπτης μπορεί να διαβάσει την επιστολή πολύ αργότερα από την παραλαβή του. Επίσης, δεν είναι σωστό να χρησιμοποιούμε το χαιρετισμό των λαϊκών εκφράσεων που χρησιμοποιούνται στην άτυπη επικοινωνία.

Μετά τις χαιρετισμούς λέξης ή φράσης, θα πρέπει να ανατρέξετε στον παραλήπτη με όνομα και πατρόνυμο και σε περίπτωση που το όνομα είναι άγνωστο στον αποστολέα, μπορείτε να παραλείψετε αυτή τη στιγμή. Μετά την ευπρόσδεκτη λέξη, μπορείτε να προχωρήσετε στη δήλωση του σκοπού της επιστολής.

Επισυνάπτονται αρχεία στην επαγγελματική αλληλογραφία μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Αν ο κύριος σκοπός της επιστολής δεν είναι μόνο μια γραπτή αφήγηση και μια δήλωση για την ουσία του θέματος, αλλά και η αποστολή του φακέλου, είναι προτιμότερο να επισυνάψετε πρώτα το απεσταλμένο αντικείμενο. Συχνά συμβαίνει ότι πολλοί αποστολείς, λόγω της απροσεξίας, έχοντας δηλώσει την ουσία της ερώτησης στο κείμενο της επιστολής, ξεχνούν να επισυνάψουν την απαραίτητη επένδυση. Η αμέλεια αυτή μπορεί να επηρεάσει αρνητικά την επιχειρηματική φήμη του αποστολέα μιας επιχειρηματικής επιστολής.

Η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πρέπει να είναι αναγνωρίσιμη και συνοπτική

Οι κανόνες της επαγγελματικής αλληλογραφίας με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο υποχρεώνουν τον αποστολέα να έχει ένα αναγνωρίσιμο ηλεκτρονικό όνομα, το οποίο πρέπει να φέρει από μόνο του αληθινές πληροφορίες σχετικά με το όνομα του αποστολέα. Πολύ μη λακωνικό και ανόητο βλέμμα επίσημων γραμμάτων και διευθύνσεων, όταν η ηλεκτρονική διεύθυνση δηλώνει ανεπίσημες εκφράσεις ή λέξεις, για παράδειγμα, την ηλεκτρονική διεύθυνση "limon_petya". Φαίνεται πολύ αδύνατο για έναν ενήλικα. Για τη διεξαγωγή επιχειρηματικής αλληλογραφίας, είναι καλύτερο να δημιουργήσετε ένα ξεχωριστό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να ακολουθήσετε την εθιμοτυπία της επαγγελματικής αλληλογραφίας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Χρησιμοποιώντας τη λειτουργία γρήγορης απάντησης (απόκρισης) για να απαντήσετε σε προηγούμενα ληφθέντα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Η λειτουργία Απάντηση ή Απόκριση (στην συντομευμένη μορφή που μοιάζει με Re :) βοηθάει τον χρήστη να ανταποκριθεί γρήγορα στα μηνύματα που έχουν σταλεί στο παρελθόν από τον αποστολέα. Αυτή η λειτουργία έχει επίσης μια γενική ευκαιρία να διαβάσει την προηγούμενη αλληλογραφία με τον συνομιλητή για ένα δεδομένο θέμα. Όμως, οι κανόνες της επαγγελματικής αλληλογραφίας με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο υποχρεώνουν τον αποστολέα να μετονομάσει το θέμα της επιχειρησιακής επιστολής, αν κατά την αλληλογραφία αλλάξει η ουσία της συζήτησης.

Προτού στείλετε μια επιχειρησιακή επιστολή, θα πρέπει να ελέγξετε για ορθογραφικά λάθη και σημεία στίξης

Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο απλοποιεί την ανταλλαγή πληροφοριών, αλλά η επαγγελματική αλληλογραφία δεν πρέπει να παραμελεί τους κανόνες της ρωσικής γλώσσας, καθώς ένα απρόσεκτο λάθος μπορεί να επηρεάσει την εξουσία του αποστολέα. Προτού στείλετε μια επιστολή, θα πρέπει να επανεξετάσετε το κείμενο πολλές φορές και να το ελέγξετε προσεκτικά για σφάλματα φωτογράφησης και στίξης. Πολλοί πελάτες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έχουν μια λειτουργία ορθογραφικού ελέγχου, οπότε δώστε προσοχή στις λέξεις που υπογραμμίζονται από την κόκκινη γραμμή. Αν έχετε αμφιβολίες σχετικά με την ορθότητα της ορθογραφίας, θα πρέπει να ζητήσετε βοήθεια στο Internet ή να ελέγξετε την ορθογραφία χρησιμοποιώντας ένα ορθογραφικό λεξικό.

Το πεδίο προορισμού πρέπει να συμπληρωθεί στην τελευταία θέση

Για να αποφύγετε την αποστολή μη ολοκληρωμένων ή μη επεξεργασμένων μηνυμάτων, η διεύθυνση του παραλήπτη της επιχειρηματικής επιστολής θα πρέπει να καταχωρηθεί την τελευταία στιγμή πριν από την αποστολή. Αυτός ο κανόνας περιλαμβάνεται επίσης στα βασικά στοιχεία της επιχειρηματικής αλληλογραφίας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Συμβαίνει ότι όταν συμπληρώνεται το πεδίο του παραλήπτη, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μπορεί να προσφέρει μια λίστα με τους παραλήπτες που είχαν χρησιμοποιηθεί προηγουμένως και εδώ πρέπει να εστιάσει την προσοχή τους, προκειμένου να μην στείλει εσφαλμένα μια σύνταξη επιχειρησιακής επιστολής σε έναν ξένο παραλήπτη.

Διάρθρωση μιας επιχειρησιακής επιστολής

Οι κανόνες διαμόρφωσης κειμένου ισχύουν όχι μόνο για τους μεταφορείς χαρτιού, αλλά και στους κανόνες επαγγελματικής αλληλογραφίας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Δεν είναι πάντα βολικό για τον παραλήπτη να διαβάζει μεγάλους όγκους μηνυμάτων κειμένου στην οθόνη της οθόνης. Για να απλουστεύσετε αυτό το σημείο, θα πρέπει να σπάσετε το κείμενο σε λογικά παραγόμενες μικρές παραγράφους και να μην επιτρέψετε να γράφετε σύνθετες προτάσεις μέσα στο κείμενο των επιχειρηματικών επιστολών. Το βέλτιστο μήκος μιας φράσης σε μια επαγγελματική επιστολή δεν πρέπει να είναι πάνω από δεκαπέντε λέξεις.

Η ουσία μιας επιχειρησιακής επιστολής θα πρέπει να δηλώνεται επί της ουσίας

Εκτός από το αντικείμενο της επιχειρηματικής επιστολής, ο παραλήπτης πρέπει να ενδιαφέρεται για την σαφή πρώτη και δεύτερη φράση του κύριου κειμένου. Ο στόχος του αποστολέα είναι να αναφέρει στην αρχή της επιστολής την ουσία του προβλήματος ή της ερώτησης, στην οποία απευθύνεται στον παραλήπτη. Η πρώτη πρόταση πρέπει να αναφέρει τον σκοπό για τον οποίο αποστέλλεται η επιχειρηματική επιστολή. Δείγμα: "Σας ενημερώνουμε ότι οι όροι της υποχρέωσης βάσει της σύμβασης αριθ. 45 της 02/01/2017" για την προμήθεια χύμα υλικών "έρχονται στο τέλος της. Για να ανανεώσετε τη σύμβαση, πρέπει να καταθέσετε μια δεύτερη δέσμη εγγράφων. " Χάρη σε αυτόν τον στόχο, ο παραλήπτης έχει την ευκαιρία να διεισδύσει στην κύρια ιδέα μιας επιχειρηματικής επιστολής. Εάν το κείμενο του γράμματος είναι πολύ μεγάλο, είναι προτιμότερο να χρησιμοποιήσετε τη συνημμένη λειτουργία του αντικειμένου ως συνημμένο υπό μορφή εγγράφου κειμένου, αλλά με το πεδίο κειμένου θα πρέπει να αφήσετε ένα συνοδευτικό δοκίμιο που φωτίζει το επιχειρηματικό γράμμα. Δείγμα: "Σας στέλνουμε ένα ηλεκτρονικό αντίγραφο επιστολής από την εταιρεία Makstroy LLC για την αναφορά σας. Σας παρακαλούμε να ενημερώσετε την απόφασή σας σχετικά με την παράταση της σύμβασης αριθ. 45 της 02.01.2017 «Για την προμήθεια χύμα υλικών» μέχρι το χρόνο που καθορίζεται στην επιστολή. »

Πρέπει να λαμβάνεται απάντηση σε κάθε επιχειρηματικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Υπάρχουν αρνητικά παραδείγματα επιχειρηματικής αλληλογραφίας, όταν ο παραλήπτης αγνοεί επιχειρησιακή επιστολή για οποιονδήποτε λόγο. Μερικές φορές μπορεί πράγματι να υπάρχουν περιπτώσεις στις οποίες η απάντηση δεν μπορεί να δοθεί λόγω ορισμένων καταστάσεων, όπως για παράδειγμα η χρονική περίοδος για την επίλυση του προβλήματος μπορεί να διαρκέσει αρκετές ημέρες ή ο παραλήπτης είναι στη διαδικασία σκέψης και δεν μπορεί να απαντήσει άμεσα στην ερώτηση που τίθεται. Σε αυτή την περίπτωση, θα πρέπει να υπάρχει ένα σύντομο σχόλιο για αυτό, για παράδειγμα, "Γεια σας, Peter Ivanovich. Έλαβα την επιστολή σας, αλλά μέχρι σήμερα δυσκολεύομαι να απαντήσω, δεδομένου ότι πρέπει να συμβουλευτώ την ανώτερη διοίκηση. Θα αναφέρω το πρόβλημα στον Διευθύνοντα Σύμβουλο της εταιρείας μας σχετικά με το πρόβλημά σας και θα δώσει μια επίσημη απάντηση μέχρι το τέλος της εβδομάδας. Με εκτίμηση, Διευθυντής πωλήσεων, Belov Ivan Gennadievich. "

Αξίζει να θυμηθούμε ότι αν η απάντηση δεν δοθεί εντός τριών εργάσιμων ημερών, τότε η σιωπή του αποδέκτη μιας επιχειρησιακής επιστολής μπορεί να εκτιμηθεί ως αγνοώντας και αρνούμενη να επικοινωνήσει με τον αποστολέα.

Κατά τη σύνταξη επιστολών απάντησης, πρέπει να απαντηθούν όλες οι ερωτήσεις

Εάν η επιστολή που αποστέλλεται στον παραλήπτη φέρει ερωτηματικό χαρακτήρα, τότε κατά τη σύνταξη της επιστολής είναι απαραίτητο να δοθούν απαντήσεις σε ερωτήσεις με τη σειρά που υπάρχει στο ληφθέν κείμενο της επιχειρηματικής επιστολής. Αν έχουν τεθεί ερωτήσεις, ο αποστολέας ελπίζει να λάβει συγκεκριμένες απαντήσεις σε αυτά. Κατά τη σύνταξη μιας επιστολής, οι απαντήσεις δεν πρέπει να είναι αριθμημένες, απλά πρέπει να δηλώσετε την ιδέα με τη σειρά. Για να απαντήσετε σε όλες τις ερωτήσεις που τίθενται, πρέπει πρώτα να ξαναδιαβάσετε την επιστολή που έχετε λάβει πολλές φορές και σε περίπτωση που υπάρχουν πάρα πολλές ερωτήσεις, είναι καλύτερα να τις γράψετε ξεχωριστά για να αποφύγετε ένα πέρασμα. Εάν δεν είναι δυνατόν να απαντηθούν ορισμένα από τα ερωτήματα που τίθενται, αξίζει να επισημανθεί ότι προς το παρόν για κάποιο λόγο δεν μπορεί να δοθεί απάντηση.

Μην καταχραστείτε τις συντομογραφίες, τον συναισθηματικό σχεδιασμό και τις κεφαλαίες επιστολές

Υπάρχουν αρνητικά παραδείγματα επιχειρηματικής αλληλογραφίας, όταν οι αποστολείς την αραιώνουν, χρησιμοποιώντας ανεπίσημα σημάδια με τη μορφή χαμόγελων. Η εφαρμογή τους είναι δημοφιλής όταν επικοινωνεί σε κοινωνικά δίκτυα, αλλά οι κανόνες της επαγγελματικής αλληλογραφίας δεν δέχονται τέτοιες εκδηλώσεις συναισθημάτων, αφού ο παραλήπτης μπορεί να μην γνωρίζει το πραγματικό τους νόημα και να τους μεταφέρει για ένα ακατανόητο σύνολο σφαλμάτων στίξης.

Επίσης, είναι απαραίτητο να αρνηθεί κανείς να γράψει ένα κείμενο με κεφαλαία γράμματα. Στο Διαδίκτυο, ένα σύνολο λέξεων γραμμένο με κεφαλαία γράμματα ονομάζεται "φωνές φωνής" και πιο συχνά αυτές οι φράσεις φέρουν αρνητικό χρώμα. Ο παραλήπτης, όταν διαβάζει μια ηλεκτρονική επιχειρησιακή επιστολή, μπορεί να θεωρήσει μια τέτοια γραμματοσειρά αρνητικά, γεγονός που θα έχει επιζήμια αποτελέσματα στην αντίληψη του νόημα. Σε περίπτωση που είναι απαραίτητο να υπογραμμίσετε τη σημασία οποιασδήποτε στιγμής σε μια επιχειρησιακή επιστολή, είναι προτιμότερο να χρησιμοποιήσετε τις εισαγωγικές φράσεις, για παράδειγμα "Σημειώστε ότι πρέπει να δώσετε μια δέσμη εγγράφων για την παράταση της σύμβασης το αργότερο στις 10.02.2017" ή "Σημειώστε ότι τα έγγραφα Η παράταση της σύμβασης θα πρέπει να υποβληθεί μέχρι τις 10.02.2017. "

Δεν είναι απαραίτητο να στέλνετε μυστικές πληροφορίες μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Για να μεταφέρετε προσωπικές ή εμπιστευτικές πληροφορίες, είναι καλύτερο να εγκαταλείψετε τα πλαίσια ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, καθώς υπάρχει απειλή υποκλοπής από εισβολείς για χρήση με δικούς τους μισθοφορικούς σκοπούς. Τέτοιες πληροφορίες μπορούν να περιλαμβάνουν: αριθμούς τηλεφώνου, κωδικούς πρόσβασης τραπεζικών καρτών, προσωπικούς τραπεζικούς λογαριασμούς κλπ. Είναι σημαντικό να θυμάστε ότι οι πληροφορίες αποθηκεύονται στον διακομιστή του πράκτορα ταχυδρομείου και σε περίπτωση χάκερ μπορεί να κλαπεί.

Στο τέλος της επιστολής πρέπει να είναι η υπογραφή του αποστολέα

Όπως αναφέρθηκε προηγουμένως, κάθε αποστολή πρέπει να περιέχει μια συγκεκριμένη υπογραφή. Συχνά οι προγραμματιστές γραμματοκιβωτίων εισάγουν τη λειτουργία του μπλοκ υπογραφής, στο οποίο μπορείτε να εισάγετε τα δεδομένα σας στο ταχυδρομείο, το όνομα και τον αριθμό τηλεφώνου επαφής. Στη συνέχεια, αυτό το μπλοκ θα εμφανίζεται αυτόματα στο τέλος κάθε γράμματος, γεγονός που θα απλοποιήσει την πληκτρολόγηση. Είναι σημαντικό να συντάξετε μια υπογραφή σωστά έτσι ώστε ο παραλήπτης να μπορεί να απαντήσει σωστά στον αποστολέα όταν απαντήσει στο γράμμα. Ένα παράδειγμα υπογραφής μπορεί να μοιάζει με αυτό: "Με εκτίμηση, Επικεφαλής των πωλήσεων Νικολάι Πετρόφ, +79810000000".

Συμπληρώνοντας τα συμπεράσματα, μπορεί να σημειωθεί ότι για να κατανοήσετε τον τρόπο διεξαγωγής της επαγγελματικής αλληλογραφίας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, δεν χρειάζεται να μάθετε επιπλέον και περίπλοκα στοιχεία. Είναι απαραίτητο μόνο να τηρείτε τους στοιχειώδεις κανόνες της εθιμοτυπίας και να τηρείτε τους κανόνες της ρωσικής γλώσσας.