Επικεφαλής του Γραφείου. Λειτουργία Job

Στο ρόλο του ως «Υπεύθυνος Γραφείου» οι περισσότεροι εργοδότες δείτε εργαζόμενους που εκτελούν αρκετά ευρύ φάσμα αρμοδιοτήτων. Ο σκοπός της εισαγωγής της στελέχωσης της μονάδας - τη διασφάλιση της ομαλής έργο του γραφείου, ή ακόμα και πολλαπλές υπηρεσίες που είναι υπεύθυνες για αυτό. Αν θέλετε ένα δεν είναι μια συνηθισμένη γραμματέας, η απάντηση κλήσεων, λήψη e-mail και τους επισκέπτες, φυσικά, ο διευθυντής γραφείου - είναι το κεφάλι, όπως ο εργαζόμενος απαιτεί ορισμένες εξουσίες και αρμοδιότητες. Χωρίς αυτό, δεν θα είναι σε θέση να ασκούν αποτελεσματικά τα καθήκοντά της.

Στο πλαίσιο των βασικών καθηκόντων του, ο κατάλογος των προς εκτέλεση καθηκόντων από τον διευθυντή του γραφείου, πρέπει να καλύπτει τουλάχιστον πέντε τομείς. Πρέπει να γίνει κατανοητό ότι το γραφείο - δεν είναι ο χώρος όπου ο αρχηγός κάθεται, και ο τόπος όπου εκτελείται ακόμα διοικητικά και διαχειριστικά καθήκοντα. Και αυτό σημαίνει ότι η ποιότητα και το χρονοδιάγραμμα θα εξαρτηθεί από το πόσο το έργο θα κατασκευαστεί διευθυντή του γραφείου.

Διευθυντικά καθήκοντα. Περιλαμβάνουν εργασίες σχεδιασμού του γραφείου, οργανωτική δομή της, οι εργαζόμενοι της διαχείρισης, την εισαγωγή της εταιρικής κουλτούρας, την ανάπτυξη της επικοινωνίας με τους εταίρους και τον έλεγχο της πολιτικής πάνω από την τήρηση της.

Διοικητικές λειτουργίες. Περιλαμβάνουν την οργάνωση του γραφείου, τη δημιουργία σχέσεων μεταξύ των υπηρεσιών, την κατανομή των χώρων γραφείων μεταξύ των εργαζομένων.

Οικιακά καθήκοντα. Διευθυντής Γραφείου θα πρέπει να οργανώσει την αγορά εξοπλισμού γραφείου, γραφική ύλη, αναλώσιμα, είδη οικιακού εξοπλισμού. Επιπλέον, θα πρέπει να παρέχει υπηρεσίες καθαρισμού, συντήρησης του εξοπλισμού γραφείου, την έγκαιρη πληρωμή των λογαριασμών κοινής ωφελείας, ενοίκιο , κλπ

Έλεγχος των καθηκόντων. Αυτή η δραστηριότητα περιλαμβάνει τη διεξαγωγή των ελέγχων, του ελέγχου, απογραφή των υλικών περιουσιακών στοιχείων, τεκμηρίωση.

Αναφορά. Αυτά περιλαμβάνουν την προετοιμασία των εκθέσεων εγγράφων (πληροφορίες) για το κεφάλι.

Ανάλογα με το μέγεθος του οργανισμού, το μέλος του προσωπικού μπορεί να είναι ένα ξεχωριστό εργολήπτης που έχει επιφορτιστεί με τη διακυβέρνηση (για μικρές επιχειρήσεις), και μπορεί να οδηγήσει το σύνολο της υπηρεσίας. Ταυτόχρονα, επικεφαλής της οργάνωσης πρέπει να γίνει κατανοητό ότι η γενίκευση της επιθυμίας των εργαζομένων, η καταλογισμό των καθηκόντων τους, πράγματα που εμπίπτουν στην αρμοδιότητα των άλλων υπηρεσιών, δεν δικαιολογείται πάντα. Για παράδειγμα, δεν είναι απαραίτητο να φορτώσετε αυτά τα λογιστικά εργαζομένων, τη διαχείριση του προσωπικού, κ.λπ. Μια τέτοια ανάμειξη είναι συνήθως αρνητικό αντίκτυπο στην ποιότητα της εργασίας. Ο λόγος για αυτό έγκειται στο γεγονός ότι οι δασμοί είναι πολύ ευρύτερη από την υποχρέωση να διασφαλίσει το έργο του γραφείου, που διαπερνούν το σύνολο του οργανισμού. Ως εκ τούτου, λογιστική εργασία, διευθυντή του γραφείου θα πρέπει να επικεντρωθεί στην εμπειρία και τις δεξιότητες των παραπάνω πέντε τομείς δραστηριότητας, και όχι διάδοση τους πάρα πολύ ευρύ φάσμα αρμοδιοτήτων συχνά δεν σχετίζονται με το έργο του λογισμικού γραφείου. Στην περίπτωση αυτή, ο εργοδότης ψάχνει για εξειδικευμένο προσωπικό στον τομέα αυτό δεν θα πρέπει να ξεχαστεί, για την οποία απαιτείται ο εργαζόμενος, και όχι για να φέρει το πλεόνασμα των μη βασικών απαιτήσεων λειτουργίας.