Τύποι της ονοματολογίας των υποθέσεων, τα χαρακτηριστικά τους και τον σκοπό

Οργάνωση της αποτελεσματικής διαχείρισης εγγράφων στην επιχείρηση είναι αδύνατη χωρίς τη δημιουργία των κατάλληλων συνθηκών για αυτό. или на бумажных носителях. Ένας από αυτούς ενεργεί ως την ονοματολογία των υποθέσεων σε ηλεκτρονική μορφή ή σε χαρτί. Αν ο ειδικός, οι δραστηριότητες του οποίου συνδέονται με τα έγγραφα, ρωτούν: «Ποια είναι τα είδη της ονοματολογίας των πραγμάτων», - θα πρέπει να καλέσει τους με ακρίβεια. Το γεγονός ότι οι εν λόγω εργαζόμενοι είναι υποχρεωμένοι να γνωρίζουν την ταξινόμηση σε προσανατολίζονται γρήγορα στην τεκμηρίωση του πίνακα.

Το φάσμα των περιπτώσεων: έννοια, τα είδη, το περιεχόμενο, την αξία

Πριν από την περιγραφή τη σειρά της δημιουργίας, να κατανοήσουν την ορολογία. представляют собой категории разработанных в установленной форме систематизированных перечней наименований комплексов документов, формируемых на предприятии в процессе его деятельности с указанием периодов хранения. Τύποι της ονοματολογίας περιπτώσεις είναι οι κατηγορίες που αναπτύσσονται στο καθορισμένο έντυπο της συστηματικής λίστες με τα ονόματα των συγκροτημάτων των εγγράφων που παράγονται από την εταιρεία κατά τη διάρκεια της δραστηριότητάς της, αναφέροντας τις περιόδους αποθήκευσης. Είναι απαραίτητα για την ταχεία αναζήτηση των αναγκαίων πράξεων. η ταχύτητα των συναλλαγών θα εξαρτηθεί από το εύρος της ποιότητας. Οι κατάλογοι που χρησιμοποιούνται για τη διανομή και την ομάδα πράξεις που εφαρμόζονται στο φάκελο, ασφαλή τιμαριθμική αναπροσαρμογή ιδρύθηκε περιόδους διατήρησης. Παρέχουν μια δημιουργία αρχείο αναφοράς και να χρησιμεύσει ως πηγή των λογιστικών πληροφοριών. , как типовая, примерная, индивидуальная. Στην πράξη, αυτοί οι τύποι ονοματολογία που χρησιμοποιείται έργα σαν ένα τυπικό, υποδειγματική άτομο. Η εταιρεία είναι υποχρεωμένη να αναπτύξει ανεξάρτητα ένα κατάλογο λαμβάνοντας υπόψη τις ιδιαιτερότητες των δραστηριοτήτων τους.

απαιτήσεις

, нормативными актами определены правила, применяемые при их составлении. Δεδομένου του εύρους των τύπων των περιπτώσεων, τα χαρακτηριστικά και τον σκοπό τους, τους κανονισμούς καθορίζει τους κανόνες που χρησιμοποιούνται στη συλλογή τους. Επομένως κατά τη διάρκεια του σχηματισμού των καταλόγων:

1. Παρατηρήστε την ενότητα των προσεγγίσεων για τη λογιστική, την περιγραφή, την οργάνωση, την αναζήτηση και αποθήκευση εγγράφων.
2. Χρησιμοποιήστε την ευρετηρίαση. Παρέχει τροποποιήσεις, διορθώσεις και προσθήκες στα αντίστοιχα τμήματα των καταλόγων.
3. Έλεγχος δείκτες σταθερότητας.

Γενικά χαρακτηριστικά

, указанные выше. Ας δούμε εν συντομία το σκοπό και το εύρος των τύπων των περιπτώσεων που αναφέρθηκαν παραπάνω. Οι επιμέρους λίστες που αναπτύχθηκε για ένα συγκεκριμένο οργανισμό. Αντανακλούν την τεκμηρίωση που χρησιμοποιείται για τις καθημερινές του δραστηριότητες. Στον ίδιο κλάδο τείνουν να περιλαμβάνουν εταιρείες που χρησιμοποιούν τον ίδιο τύπο των πράξεων. номенклатуры дел. Για την ενοποίηση και τις ομάδες τους, με τη χρήση τυποποιημένων ονοματολογία και για το ηλεκτρονικό Υποθέσεων. Το τελευταίο έχει μια σύσταση. дел являются обязательными. Τυπικά είδη των περιπτώσεων ονοματολογίες είναι υποχρεωτικά. Είναι συνήθως εγκαθίστανται με έναν ενιαίο δείκτη για τις επιχειρήσεις σε όλη τη βιομηχανία (σύστημα). Τυπικές και υποδειγματική ονοματολογία καταρτίζονται γονέα οργανισμούς. Μπορούν να χρησιμεύσουν ως βάση για τη διαμόρφωση των επιμέρους λίστες για συγκεκριμένες επιχειρήσεις. Αυτοί, με τη σειρά του, υπόκειται σε συμφωνία με τις υψηλότερες δομές. находятся в ведении квалифицированных специалистов. Οι τύποι των ονοματολογίας των υποθέσεων και ο σχεδιασμός τους να τρέχουν από εξειδικευμένους επαγγελματίες. Είναι έλκονται από την απογραφή και την οργάνωση της εργασίας τους. Συγκροτήθηκε ονοματολογία θα πρέπει να συντονίζονται με το γραφείο και το αρχείο επιχειρήσεων.

σημαντικός παράγοντας

Η ονοματολογία των πραγμάτων πρέπει να είναι παρούσα σε κάθε επιχείρηση, ανεξάρτητα από την ύπαρξη ενός προτύπου ή μιας απογραφής. Για την οργάνωση θεωρείται βέλτιστη ανάπτυξη του ενοποιημένου εγγράφου. подразделений. Περιλαμβάνει όλα τα είδη της ονοματολογίας των τμημάτων υποθέσεων. Ένα ενοποιημένο κατάλογο των συμφωνηθεί με το κατάλληλο αρχείο. Μετά την έγκρισή του, ο ηγέτης σε δομικές μονάδες μεταφέρονται τμήματα απαλλαγή για χρήση στην εργασία τους.

Οι ιδιαιτερότητες του παρασκευάσματος

, но и состав, количество документов, используемых на предприятии. Για τους εργαζόμενους, την ανάπτυξη καταλόγων ελέγχου, είναι σημαντικό να γνωρίζουμε όχι μόνο τι είναι τα διάφορα είδη της ονοματολογίας των υποθέσεων, αλλά και η σύνθεση, ο αριθμός των εγγράφων που χρησιμοποιούνται στην επιχείρηση. Στο πλαίσιο των δραστηριοτήτων της, οι ειδικοί χρησιμοποιούν τη θέση της οργάνωσης, τις τρέχουσες και τελευταίο έτος στον πίνακα των πράξεων, το προσωπικό, τις ταξινομήσεις, την απογραφή, το αρχείο αναφοράς και ούτω καθεξής. Το σύστημα ονοματολογίας κατάταξη θα εξαρτηθεί κατά κύριο λόγο από τη δομή της επιχείρησης. Μεγάλη σημασία και τις λειτουργίες που πραγματοποιεί η οργάνωση. Σε αυτό το πλαίσιο, όπως οι κατηγορίες ταξινόμησης μπορούν να λειτουργήσουν ως εσωτερικές διαιρέσεις, και τα καθήκοντα διαχείρισης.

τύπους εγγράφων

Το φάσμα των περιπτώσεων θα πρέπει να περιλαμβάνει όλες τις πράξεις που αντανακλούν τις δραστηριότητες της εταιρείας. Τα έγγραφα που χρησιμοποιούνται από τις δημόσιες οργανώσεις που περιλαμβάνονται στον κατάλογο των οργανώσεων με τις οποίες δημιουργήθηκαν. Στην ονοματολογία μπορεί να υπάρχουν και εκκρεμότητες που προέρχονταν από τρίτες εταιρείες για λύσεις, αρχείο αναφοράς. Δεν περιλαμβάνεται στον κατάλογο των εκδόσεων. Αυτά περιλαμβάνουν, μεταξύ άλλων, περιλαμβάνουν συλλογές αποφάσεις, δελτία, εγχειρίδια, περιοδικά αναφοράς, φυλλάδια, πινακίδες και ούτω καθεξής. Μην συμπεριλάβετε το φάσμα των αλφαβήτων και άλλα βοηθητικά υλικά, τα οποία δεν αντικατοπτρίζουν τις κύριες κατευθύνσεις της οργάνωσης.

Η γενική σειρά

списка разделов и подразделов классификационной схемы. Το κείμενο της ονοματολογίας των περιπτώσεων λαμβάνει τη μορφή ενός καταλόγου ενότητες και υποενότητες του συστήματος ταξινόμησης. Την ίδια στιγμή συγκεκριμένα έγγραφα κεφαλίδες συγκρότημα. Απαραίτητες πληροφορίες από τα έγγραφα που καταγράφονται με τη μορφή δηλώσεων. Στη συνέχεια, χρησιμοποιούνται στη διαμόρφωση του αντικειμένου του έργου. Ο κατάλογος μπορεί να εμφανιστεί με τη μορφή ενός πίνακα. Για παράδειγμα:

Η ονοματολογία των υποθέσεων στο σωφρονιστικό σχολείο τύπου 8

Ο καθορισμός της γλώσσας για υπότιτλους

Αυτό γίνεται σύμφωνα με καθορισμένους κανόνες. Ειδικότερα, θα πρέπει:

1. Στην γενικευμένη μορφή αντικατοπτρίζουν με ακρίβεια το περιεχόμενο της υπόθεσης, η σύνθεση των εγγράφων που τοποθετούνται σε αυτό, τα είδη και λειτουργικά αξεσουάρ.
2. Συμπερίληψη δεσμευτικών στοιχείων διατεταγμένα σε μια σαφή αλληλουχία:

• Όνομα του τύπου ή υποτύπου. Αυτό μπορεί να είναι ένα αρχείο καταγραφής αλληλογραφίας, παραγγελίες, πρωτόκολλα, και ούτω καθεξής.
• Όνομα του οργανισμού / δομική μονάδα. πρέπει να περιέχει υπάρχουν πληροφορίες σχετικά με τον κύριο του έργου / συντάκτη του εγγράφου.
• Η επωνυμία της εταιρείας, η οποία θα απευθύνεται προς ή από το οποίο υποτίθεται ότι θα πάρει πράξεις που τοποθετούνται στην υπόθεση.
• Σύντομη περιγραφή των εγγράφων.
• Το όνομα της περιοχής, η οποία συνδέεται με το περιεχόμενο των πράξεων.
• Περίοδος (ημερομηνία), με την οποία τα έγγραφα τοποθετούνται στην υπόθεση. Παρέχει επίσης πληροφορίες σχετικά με τη διαθεσιμότητα των αντιγράφων.

Πράξεις για ένα θέμα

Κατά τη διαμόρφωση των τίτλων των περιπτώσεων στις οποίες υπάρχουν τέτοια έγγραφα, εφόσον δεν συνεπάγονται σειρά εκτέλεσης, η λέξη «έγγραφα», και στο τέλος (σε παρένθεση) δείχνουν βασικά είδη τους. Αυτό μπορεί να είναι οι εκθέσεις, σχέδια, κ.λπ. Η σύνθεση μπορεί για παράδειγμα να είναι ως εξής :. «Έγγραφα σχετικά σεμινάρια για τα αρχεία στην επιχείρηση (λίστα με τις προτεινόμενες διδακτικές δημοσιεύσεις, καταλόγους).»

αλληλογραφία

Επικεφαλίδες περιπτώσεις στις οποίες περιέχεται, περιλαμβάνουν τον κατάλληλο όρο. Μετά τη λέξη «αλληλογραφία» αναφέρει, για ποιο θέμα και από τον οποίο διεξήχθη. Στον τίτλο των περιπτώσεων στις οποίες υπάρχουν γράμματα ομοιογενή ανταποκριτές, τα ονόματά τους δεν είναι δεδομένη. Αντ 'αυτού, δείχνουν ένα κοινό είδος. Η διατύπωση, για παράδειγμα, μπορεί να είναι το εξής: «Αλληλογραφία με υποκαταστήματα στην ετήσια αναφορά της οργάνωσης και του σχεδιασμού.» Αν υπάρχουν γράμματα σε διάφορες ανταποκριτές, επίσης, αυτά δεν αναφέρονται. Σε αυτή την περίπτωση, αναφέρεται μόνο το θέμα της επικοινωνίας. Για παράδειγμα: «Η αλληλογραφία σχετικά με θέματα που αφορούν την προσαρμογή του προσωπικού» Το όνομα ενός συγκεκριμένου ανταποκριτής αναφέρει μόνο όταν στην πραγματικότητα περιέχει μόνο γράμματα σε αυτόν και από αυτόν.

Τα έγγραφα που σχετίζονται με μια συγκεκριμένη τοποθεσία

Αν τα πράγματα σχηματίζονται από τέτοιες πράξεις, οι τίτλοι είναι συγκεκριμένες ονομασίες των αντίστοιχων διοικητικών-εδαφικές μονάδες. Θα πρέπει να λαμβάνει υπόψη μια σειρά από αποχρώσεις:

1. Εάν το περιεχόμενο του συνόλου των εγγράφων που περιλαμβάνει αρκετά ομοιογενείς περιοχές, τα ειδικά ονόματά τους δεν αναφέρονται. Σε αυτή την περίπτωση, λαμβανομένου υπόψη του συνολικού όνομα του μοντέλου τους. Η διατύπωση θα μπορούσε να είναι: «Τα έγγραφα σχετικά με την οργάνωση της αλληλεπίδρασης των Αρχηγών Άμυνας για την καταπολέμηση της τρομοκρατίας.»
2. Εάν το περιεχόμενο σχετίζεται με μία από τις διοικητικές-εδαφική ενότητα, το όνομά του αναφέρεται στην επικεφαλίδα.

επιπλέον

Στις τίτλος περιπτώσεις, οι οποίες θα περιλαμβάνουν έγγραφα σχεδιασμού / καταστάσεις περιλαμβάνονται στοιχεία για την περίοδο για την οποία αποτελούνται. Αυτό μπορεί να είναι ένα τριμήνου ή έτους, εξαμήνου. Οι τίτλοι των περιπτώσεων που χρησιμοποιούνται για να συνοψίσουμε ομοιογενές έγγραφα, το τελευταίο όνομα που αναφέρεται στον πληθυντικό. Για παράδειγμα: «Οι παραγγελίες για την προώθηση των υπαλλήλων του οργανισμού.»

Η δημιουργία όγκων

Στις περιπτώσεις όπου υποτίθεται ότι θα σχηματίζεται από διάφορα μέρη (για παράδειγμα, με μια σημαντική ποσότητα της τεκμηρίωσης), που διατυπώθηκε για πρώτη φορά ένα κοινό κεφαλίδα, και στη συνέχεια (εάν είναι απαραίτητο) - το όνομα για τα μέρη του. Η τελευταία πραγματοποιήθηκε λειτουργία ενημέρωσης. Για παράδειγμα: «Σημείωμα για το 2015», «Volume 1. Σημείωμα για το 1ο εξάμηνο του 2015». Κατά τη διάρκεια των συμπλοκών σχηματισμού και της κάθαρσης κεφαλίδες μπορούν να καθοριστούν τα έγγραφα. Την ίδια στιγμή που απαγόρευε την ένταξη σε αυτά βελτιωμένο, μη συγκεκριμένη διατύπωση. Ειδικότερα, δεν επιτρέπεται να χρησιμοποιούν λέξεις όπως «διαφορετικά», «γενική αλληλογραφία» και ούτω καθεξής. Συνιστάται να αποφεύγεται η χρήση της περιπλέκεται στροφές και εισαγωγικές λέξεις.

εξορθολογισμό

Αυτό μπορεί να γίνει με δύο τρόπους:

1. Κατά τη διάρκεια του σχηματισμού της ονοματολογίας του ολόκληρο τον οργανισμό στην κορυφή της λίστας αντέξει πρωτοσέλιδα για τις επιχειρήσεις, συμπεριλαμβανομένων των οργανωτικών και διοικητικών πράξεων. Στη συνέχεια, κατά φθίνουσα σειρά σπουδαιότητας τους για να δηλώσουν τα ονόματα των άλλων κατηγοριών (συμβατική, το σχεδιασμό και την υποβολή εκθέσεων, κλπ). Ενοποίηση των περιπτώσεων στη δομή διαμέρισμα, καθώς και την ανάθεση των τελευταίων ονόματα θα πρέπει να βασίζεται σε συγκεκριμένα και λειτουργική σχέση πράξεις στο εσωτερικό τους.
2. Στο σχηματισμό ενός ενοποιημένου καταλόγου με τα ονόματα των τμημάτων θα ενεργήσει άμεσα τα ονόματα τμήματα, βάσει των οποίων γίνεται συστήματα ταξινόμησης. Τα ονόματα που διοργανώνονται σύμφωνα με το προσωπικό.

ορισμός των όρων

Προ-σετ χρονικό διάστημα είναι απαραίτητο για να διασφαλίσει την οργάνωση της τακτικής παρακολούθησης της εφαρμογής τους, η έγκαιρη προσαρμογή των μέσων αποθήκευσης. Για παράδειγμα, ο χρόνος μπορεί να διαφέρει από την προσωρινή σε μόνιμη, αν υπάρχουν λόγοι γι 'αυτό. Η προθεσμία πρέπει να είναι σύμφωνη με το μοντέλο δεδομένων (νομαρχιακές) τον κατάλογο των εγγράφων που δημιουργούνται κατά τη διάρκεια της λειτουργίας της επιχείρησης. Αν μια τέτοια λίστα δεν είναι διαθέσιμη, χρησιμοποιήστε την προσέγγιση / τυπική ονοματολογία. Καθορισμός των περιόδων διατήρησης μπορεί επίσης να πραγματοποιηθεί σε συντονισμό με τις αρμόδιες αρχές των ομοσπονδιακά αρχεία.

Εκχώρηση δείκτες

Αυτό γίνεται για λειτουργικούς και χωρίς λάθη ταυτοποίηση των υποθέσεων και των εγγράφων που περιλαμβάνονται σε αυτά. Δείκτης αντιπροσωπεύει ένα σύμβολο διαμορφώνεται με αραβικούς αριθμούς. Μπορεί να περιλαμβάνει διαίρεσης κώδικα με την προσθήκη ενός αύξοντα αριθμό της υπόθεσης (με μια παύλα). Για παράδειγμα, το λογιστήριο έχει εκχωρηθεί κωδικός 05. Ως έγγραφο, το τμήμα άνοιγμα των ετήσιων υποστηρικτές έκθεση. Κατά συνέπεια, η περίπτωση που περιέχει την πράξη, ως μέρος του ενοποιημένου καταλόγου είναι δείκτης 05-01.