Το φάσμα των περιπτώσεων. Η σειρά του σχηματισμού

Όλα τα έγγραφα μετά την εκτέλεσή τους πρέπει να είναι συγκεντρωμένες στην υπόθεση. Ο όρος «επιχείρηση», σύμφωνα με GOST 51141-98 είναι να γίνει κατανοητό ένα ενιαίο έγγραφο ή σειρά εγγράφων, που αφορούν μια συγκεκριμένη κατεύθυνση της οργάνωσης και τοποθετούνται σε ένα φάκελο σε χωριστό έγγραφο. Για την σωστή διαμόρφωση, την αποθήκευση και την καταγραφή των περιπτώσεων σε κάθε οργάνωση πρέπει σε ετήσια βάση (λαμβάνοντας υπόψη τις αλλαγές στο εξωτερικό και εσωτερικό περιβάλλον) συστατικό ονοματολογίας Υποθέσεων, η οποία είναι απαραίτητη για μια γρήγορη αναζήτηση των εγγράφων.

Κατά τη διαμόρφωση των υποθέσεων όλων των μονάδων θα πρέπει να καθοδηγείται από τις ανάγκες του ενιαίου κράτους σύστημα τήρησης αρχείων. Οι κύριες διατάξεις που αναφέρονται στο GOST 51141 - 98, τα κυριότερα έγγραφα του Τμήματος Αρχείων της ρωσικής κυβέρνησης, κατευθυντήριες γραμμές για την αρχειοθέτηση φορείς, τους καταλόγους των ντοκιμαντέρ υλικών. Είναι επιτακτική ανάγκη να συμμορφωθεί με τους όρους της αποθήκευσης των εγγράφων και αρχείων. Αν ένας οργανισμός με μια σύνθετη δομή και πολλές λειτουργίες σε κάθε τμήμα και σε ολόκληρο τον οργανισμό ισχύουν ενιαίες αρχές για την οργάνωση εγγράφων, δημιουργία και περιπτώσεις ευρετηρίαση. Ως εκ τούτου προσωπικού του Τμήματος ονοματολογίας Υποθέσεων, την ποιότητα των υπηρεσιών, οποιαδήποτε άλλη δομική μονάδα θα πρέπει να διαμορφωθεί ή ο οργανισμός λαμβάνει υπόψη τις απαιτήσεις τυποποιητικών εγγράφων.

Στο πρώτο βήμα είναι να προσδιοριστούν τα θέματα και κατηγορίες εγγράφων, τα οποία πρέπει να περιλαμβάνουν τις μονάδας ονοματολογίας ή οργανισμό περιπτώσεις. Θα πρέπει να προχωρήσουμε από την ανάγκη να καλύψει το σύνολο του ποσού της τεκμηρίωσης πώς να δημιουργήσετε και να λάβετε. Όταν βλέπετε τα νέα θέματα που δεν καλύπτονται από την ονοματολογία, είναι αναγκαίο να γίνουν προσθήκες. ονοματολογία μορφή Υποθέσεων θα πρέπει να είναι δυνατή η έγκαιρη ενημέρωσή του. Ως εκ τούτου, κατά την ευρετηρίαση Υποθέσεων θα πρέπει να παρέχει τη δυνατότητα νέων δεικτών και αποκλείουν την αντικατάσταση προηγουμένως εκχωρηθεί δείκτες που έχουν ήδη σχηματιστεί περιπτώσεις. Περνώντας εκκρεμότητες που μεταφέρθηκαν στο επόμενο εύρος χρόνου από τη διατήρηση του αρχικού αριθμού.

Τίτλος κάθε περίπτωση πρέπει να είναι σαφής και πλήρως αποκάλυψε την σύνθεση της υπόθεσης και το περιεχόμενο των εγγράφων που τοποθετούνται σε αυτόν το φάκελο. Σε ένα φάκελο πρέπει να προσδιορίζεται δείκτη και τη διάρκεια ζωής της υπόθεσης. Ενοποίηση των υποθέσεων γίνεται με βάση την ονομαστική, για παράδειγμα, τις παραγγελίες, τα πρωτόκολλα, τις οδηγίες και ούτω καθεξής. Περιπτώσεις μπορεί να ρυθμιστεί με λεπτομέρεια, για παράδειγμα, αλληλογραφία με ένα συγκεκριμένο ανταποκριτή, αλληλογραφία για την προμήθεια των πρώτων υλών, αλληλογραφία με δημοσιογράφους, συνδυάζονται σε εδαφική βάση, και ούτω καθεξής.

Κατά την ομαδοποίηση των εγγράφων που πρέπει να δώσουν προσοχή στους όρους της αποθήκευσης τους. Δεν μπορούν να συνδυαστούν σε μία περίπτωση τα έγγραφα προσωρινής και μόνιμης αποθήκευσης ή διαφορετικές περιόδους αποθήκευσης. Δεν επιτρέπεται να συμπεριλάβει στο σχέδιο συμφωνίας, άσχετα έγγραφα ή αντίγραφα επιλογές πολλαπλασιάζονται. Στο σχηματισμό των πραγμάτων θα πρέπει να ελέγχονται με την παρουσία όλων των υπογραφών εγγράφων και τη σωστή εκκαθάριση.

Ευρετηρίαση Υποθέσεων και η σειρά προτεραιότητας θα πρέπει να γίνεται κατά σειρά σπουδαιότητας. Το πρώτο περιγράφει τα πιο σημαντικά έγγραφα (εντολές, κανονισμοί ή άλλα διοικητικά έγγραφα). Η ονοματολογία των πραγμάτων θα πρέπει να περιέχει τους δείκτες και τους τίτλους των θεμάτων, τους όρους και τις συνθήκες αποθήκευσης, προκειμένου εκκένωση. Το εύρος των υποθέσεων που έχουν εγκριθεί από την καθεστηκυία τάξη στην οργάνωση και συμφώνησε με τον αξιωματικό του Κρατικού Αρχείου της περιοχής. Στο τέλος της στην ονοματολογία έτους εξέδωσε την τελική ρεκόρ που δείχνει τον αριθμό των υποθέσεων που άνοιξαν κατά τη διάρκεια της κάθε κατηγορίας χρόνο. Κατάθεση περιπτώσεις μόνιμης αρχειοθέτησης ή διάθεσης προσωρινές περιπτώσεις αποθήκευσης (στη λήξη) πραγματοποιείται σύμφωνα με την καθιερωμένη από την Οδηγία για το γραφείο, το έργο του δικαιώματος οργάνωσης.