Η ανάγκη για επιβεβαίωση εγγράφων των αποφάσεων που λαμβάνονται είναι απαραίτητη σε καταστάσεις όπου λαμβάνονται συλλογικά. Ο πιο συνηθισμένος τρόπος καταγραφής της πορείας ενός συμβάντος είναι να χρησιμοποιήσετε έναν τύπο εγγραφής δεδομένων, όπως ένα πρωτόκολλο.
Η λέξη "πρωτόκολλο" έχει πολλές έννοιες - μπορεί να είναι τόσο η καθιερωμένη διαδικασία για ενέργειες σε μια συγκεκριμένη κατάσταση όσο και ένα επίσημο επίσημα έγγραφο που περιέχει στοιχεία για τη συνεπή πορεία των συζητήσεων, των συζητήσεων και της λήψης αποφάσεων σε συνεδριάσεις και συνεδριάσεις, διασκέψεις και συνεδριάσεις. Θα πρέπει να ληφθεί υπόψη ότι έχει διάφορες μορφές, διαφορετικές ως προς τον σκοπό τους. Το πρακτικό της συνάντησης των ενοικιαστών είναι ένα έγγραφο ελαφρώς διαφορετικής κατηγορίας από το πρωτόκολλο των οργανισμών διερεύνησης ή άλλης εποπτικής αρχής.
Οι συνεδριάσεις των μόνιμων / προσωρινών συλλογικών κοινοτήτων (επιτροπές, συνεδριάσεις των μετόχων, κάτοικοι, διοικητικό συμβούλιο) υπόκεινται σε υποχρεωτική τεκμηρίωση. Ανάλογα με την απόφαση του προέδρου της οργάνωσης ή της ομάδας, τα πρακτικά της συνεδρίασης μπορούν να τηρηθούν πλήρως (λεπτομερής καταγραφή ομιλιών, συζητήσεων, ερωτήσεων και απαντήσεων) ή σύντομη μορφή. Κατά κανόνα, κατά τη διάρκεια της συνάντησης, ο γραμματέας ή άλλο υπεύθυνο πρόσωπο τηρεί αρχείο όλων αυτών που συμβαίνουν, συλλέγει συναφή υλικά που παρέχονται από τους συμμετέχοντες και στη συνέχεια τα συγκεντρώνει σε ένα ενιαίο έγγραφο.
Όσον αφορά τις απαιτήσεις για αυτό το επίσημο έγγραφο, αναφέρονται στο πρότυπο κράτους που ρυθμίζει τη σωστή διαδικασία εγγραφής. Έτσι, στα πρακτικά της συνεδρίασης των ιδιοκτητών μισθωτών ή εκπροσώπων άλλων ομάδων και οργανισμών, εκτός από το όνομα του εγγράφου και της οργάνωσης, την ημερομηνία της εκδήλωσης και την ημερήσια διάταξη, αναγράφονται υποχρεωτικά τα στοιχεία για τον πρόεδρο, τον γραμματέα και τους συμμετέχοντες.
Εν συντομία το περίγραμμα των πληροφοριών είναι ως εξής: ακούστηκε - ενήργησε (και) - αποφάσισε / αποφάσισε. Η αυθεντικότητα των στοιχείων που υποδεικνύονται υπογράφεται από τον πρόεδρο και τον γραμματέα. Εάν είναι απαραίτητο, οι συμμετέχοντες στη συνεδρίαση μπορούν να λάβουν τόσο πλήρες αντίγραφο των πρακτικών της συνάντησης όσο και ένα απόσπασμα από οποιοδήποτε τμήμα της.
Ορισμένες αποχρώσεις στα δεδομένα πληροφοριών φέρουν ένα έγγραφο που αντικατοπτρίζει την πορεία των συλλογικών συναντήσεων του πληθυσμού που ζει σε πολυκατοικίες. Στην περίπτωση αυτή, τα στοιχεία για τη μορφή του γεγονότος (στην πραγματικότητα η συλλογή ατόμων ή η απουσία ψηφοφορίας στα θέματα της ημερήσιας διάταξης), η πραγματική διεύθυνση και ο χώρος της εν λόγω αποσπασμένης εγκατάστασης, ο αριθμός των παρόντων φωνών και οι ψήφοί τους περιλαμβάνονται αναγκαστικά στο πρωτόκολλο της συνάντησης των ιδιοκτητών σπιτιού.
Επιπλέον, ένα υποχρεωτικό παράρτημα του εγγράφου είναι ένας κατάλογος επωνύμων των συμμετεχόντων (ή των εκπροσώπων τους) που αναφέρει τον αριθμό του διαμερίσματος που κατέχει. Εάν η γνώμη των ενοικιαστών παραληφθεί ερήμην, ο πρόσθετος κατάλογος θα πρέπει να αναφέρει όχι μόνο τα δεδομένα για το πρόσωπο, αλλά και τις αποφάσεις του σε όλα τα θέματα της ημερήσιας διάταξης. Θα πρέπει επίσης να περιλαμβάνει πληροφορίες σχετικά με ένα έγγραφο που να επιβεβαιώνει την κυριότητα ή την κατοχή μιας συγκεκριμένης προϋπόθεσης στο σπίτι, καθώς και τη βούληση κάθε πολίτη στα θέματα που αναφέρονται στην ημερήσια διάταξη με κατανοητά και αποδεκτά έντυπα (συμφωνούν, διαφωνούν, αποφεύγουν). Μόνο με αυτή την προϋπόθεση το πρωτόκολλο της συνάντησης των ενοικιαστών θα έχει νομική ισχύ.