Η πράξη της μεταφοράς εγγράφων - πότε και για ποιο λόγο είναι απαραίτητη

Η σύναψη οποιασδήποτε συναλλαγής απαιτεί τεκμηρίωση. Εκτός από την εκπόνηση των απαραίτητων εγγράφων, συχνά απαιτείται να μεταδίδει επίσημο χαρτί από ένα πρόσωπο ή οντότητα σε μια άλλη. Μια τέτοια μεταφορά απαιτείται από το νόμο διαδικασία και απαιτεί τη γραπτή μορφή. Τα αποδεικτικά στοιχεία παρελθόντων γεγονότων είναι η πράξη της μεταφοράς των εγγράφων που καταρτίζονται σε μια συγκεκριμένη μορφή και υπογράφεται από όλους τους συμμετέχοντες.

Η πράξη δικαιολογείται νόμιμα μόνο εάν το παρασκεύασμα, σύμφωνα με τους κανονισμούς γραφείου και τη διαθεσιμότητα όλων των απαραίτητων υπογραφών. Μια ενιαία τράπεζα ή μια ενιαία μορφή για όλες τις περιπτώσεις δεν υπάρχει, αφού οι καταστάσεις που απαιτούν τη διαβίβαση των εγγράφων, είναι πολύ διαφορετική. Ως εκ τούτου, η μορφή του εγγράφου σε κάθε περίπτωση έχει τα δικά της.

Σε γενικές γραμμές, το έγγραφο αποτελείται από τρία υποχρεωτικά μέρη. Το πρώτο μέρος, αμέσως μετά τον τίτλο «Η πράξη της λήψης και διαβίβασης των εγγράφων» (δείγμα, συνήθως ένα για κάθε τύπο εγγράφου), ημερομηνία και τόπος παρασκευής, περιέχει λεπτομέρειες της μετάδοσης και τις πλευρές που λαμβάνουν. Για τα άτομα, είναι το όνομα και τα στοιχεία του διαβατηρίου για τους οργανισμούς - το πλήρες όνομα και τα στοιχεία των Αντιπροσώπων. Εάν τα έγγραφα που μεταφέρονται μεταξύ των διαφόρων τμημάτων του οργανισμού, θα πρέπει να καθορίσετε το όνομα των δομικών μονάδων (πομπός και δέκτης), καθώς και εκπρόσωποι της οικογένειας.

Στο δεύτερο μέρος της πράξης μεταβίβασης ίδια περιέχει μια λίστα των μεταφερόμενων εγγράφων αναφέροντας τους σειριακούς αριθμούς και τις πληροφορίες εγγραφής, όπως αντανακλάται στη λογιστική διαδικασία. Ο πιο βολικός τρόπος για να εκδώσει μια τέτοια λίστα σε μορφή πίνακα.

Το τελευταίο μέρος της πράξης πρέπει να αναφέρεται το ποσό αναληφθέντων αντίγραφα και τις υπογραφές των μερών. Για τους εκπροσώπους των οργανώσεων δίπλα στην υπογραφή σας πρέπει να καθορίσετε τη θέση και να οδηγήσει το πλήρες όνομα. Η πράξη πρέπει απαραιτήτως να σφραγίζονται οργάνωση.

Στην περίπτωση διαβίβασης των πράξεων είναι ιδιαίτερα σημαντική πράξη της μεταβίβασης γίνεται από ειδική επιτροπή που δημιουργήθηκε από τη σειρά του κεφαλιού. Σε αυτή την περίπτωση, σε υποχρεωτική βάση τα ονόματα υπογραφή και τίτλοι όλων των μελών της επιτροπής.

είναι δυνατή μόνο μετάδοση Επικοινωνία εγγράφων από ειδική αίτηση ένα τυποποιημένο έντυπο, απαριθμεί τα έγγραφα που παρουσιάζονται. Αν κάποια από τα έγγραφα που έχει χαθεί, θα πρέπει επίσης να αντικατοπτρίζεται στην εφαρμογή.

Σε ορισμένες περιπτώσεις, ωστόσο, πρέπει να κάνει την πράξη της μετάδοσης; Το προσωπικό τεκμηριώνουν τη μεταφορά των εγγράφων από το ένα άτομο στο άλλο γίνεται στην περίπτωση της αφήνοντας σε διακοπές, απόλυση, μεταφορά σε άλλη υπηρεσία. Επιπλέον, η πράξη γίνεται κατά την παράδοση των εγγράφων στο αρχείο για την αποθήκευση ή την καταστροφή. Όλες οι απαραίτητες πληροφορίες για την κυκλοφορία των εγγράφων που αντικατοπτρίζεται σε ένα ειδικό περιοδικό ή ένα φάκελο. διαβίβαση εγγράφων και μέσο υποδοχής θα πρέπει να περιέχει μια πλήρη λίστα με τους ανεξάρτητα από τον αριθμό των φύλλων ή όγκους.

Για νομική παιδεία και την ορθότητα της υπηρεσίας προσωπικού οργάνωσης πράξη της μεταβίβασης θα πρέπει να έχει μια λίστα των απαιτούμενων κανονιστικών εγγράφων. Με τη δέσμευση υπηρεσία μέσα στελέχωση περιλαμβάνει μια διάταξη σχετικά με τις αποδοχές, εσωτερικούς κανονισμούς, τη σύμβαση εργασίας, στελέχωση, οι παραγγελίες για το προσωπικό, τα προγράμματα διακοπές, προσωπικές κάρτες των εργαζομένων και τα αρχεία τους για την απασχόληση, την εφαρμογή των εργαζομένων για την άδεια και την απόλυση και μια σειρά από άλλους.

Ιδιαίτερα σημαντική διαδικασία - στέλνουν και να λαμβάνουν τα βιβλία εργασίας, σε περίπτωση απώλειας που η διαδικασία ανάκτησης συνδέεται με σημαντικές δυσκολίες. Επίσης, σημαντικό έγγραφο είναι ένα καθολικό βιβλίων εργασίας, που περιέχει τις υπογραφές τόσο των εργαζομένων όσο και των απολυθέντων. Μεταφορά των βιβλίων εργασίας συνιστάται με τη μορφή της ένα ξεχωριστό παράρτημα της πράξης που δείχνει τη σειρά και τον αριθμό του κάθε βιβλίου, συμπεριλαμβανομένων αζήτητα.

Σε ορισμένες περιπτώσεις, προβλέπει τη μεταφορά των αντιγράφων των εγγράφων, που αφορούν κυρίως τις ευαίσθητες ή έγγραφα από τον τίτλο ή εγγράφων της αυστηρής ευθύνης.

Σε περίπτωση απώλειας ορισμένων εγγράφων και μια διαφωνία σχετικά με αυτήν την πράξη της μεταφοράς είναι η κύρια νομική βάση για την επίλυση των διαφορών. Ως εκ τούτου, είναι σημαντικό για τη σωστή εκκαθάριση της, είναι καλύτερα αν γίνεται από έναν επαγγελματία που έχει εμπειρία από τη συνεργασία με τα έγγραφα.